شارژ ساختمان و صورتحساب

هدف

این قابلیت به مدیر یا حسابدار اجازه می‌دهد مبلغ قابل دریافت را برای گروه مشخصی از پرداخت‌کنندگان تعریف، محاسبه، بازبینی و پس از تأیید منتشر کند.

اصول ثابت

• تریپیلون روش محاسبه یا گروه پرداخت‌کننده را به‌صورت خودکار انتخاب نمی‌کند.
• ایجاد Charge به‌تنهایی Bill نمی‌سازد.
• Bill فقط پس از Publish شدن Charge ایجاد می‌شود.
• Charge تکرارشونده نیز بدون تأیید مدیر Publish نمی‌شود.
• Expense، Charge، Bill، Template و Schedule مفاهیم مستقل هستند.

انواع Charge

یک‌باره

برای مبلغی که فقط یک بار مطالبه می‌شود؛ مانند هزینه تعمیر خاص یا خرید تجهیزات.

تکرارشونده

برای Chargeای که با ساختار ثابت در دوره‌های مشخص تکرار می‌شود. Schedule در هر دوره فقط Draft جدید ایجاد می‌کند.

متغیر مبتنی بر Template

برای حالتی که ساختار کلی ثابت است، اما مبلغ، افراد یا واحدهای مشمول در هر دوره تغییر می‌کنند. مدیر هر دوره از Template یک Draft جدید می‌سازد و آن را ویرایش می‌کند.

اطلاعات ساخت Charge

مدیر هنگام ایجاد Charge حداقل این موارد را مشخص می‌کند:

• عنوان
• شرح
• دوره مالی یا بازه مربوط
• مبلغ کل یا اقلام مبلغ
• گروه پرداخت‌کننده
• روش تخصیص
• تاریخ سررسید
• یک‌باره یا تکرارشونده بودن
• منبع Expense، در صورت وجود
• ذخیره یا عدم ذخیره به‌عنوان Template

گروه پرداخت‌کننده

گزینه‌های اولیه:

• مالکان
• مستأجران
• ساکنان
• همه واحدها
• واحدهای انتخاب‌شده
• بلوک یا طبقه مشخص
• گروه سفارشی

برای نمونه، هزینه‌ای که فقط مالکان باید بپردازند با Payer Scope نوع «مالکان» تعریف می‌شود.

روش تخصیص

روش‌های قابل پشتیبانی:

• مساوی میان واحدها
• بر اساس متراژ
• بر اساس سهم واحد
• نفر ـ واحد
• مبلغ ثابت برای هر واحد
• مبلغ اختصاصی برای واحدهای انتخاب‌شده
• فرمول سفارشی
• ترکیبی

تریپیلون هیچ‌کدام از این روش‌ها را بدون انتخاب مدیر فعال نمی‌کند.

Flow ایجاد و انتشار Charge

1. مدیر یا حسابدار Charge جدید را آغاز می‌کند.
2. عنوان، مبلغ، دوره و Payer Scope را مشخص می‌کند.
3. روش تخصیص را انتخاب و محاسبات را اجرا می‌کند.
4. سامانه Charge Draft و ریز محاسبه هر واحد یا پرداخت‌کننده را می‌سازد.
5. مدیر فهرست افراد و واحدهای مشمول را بررسی می‌کند.
6. مدیر می‌تواند پیش از Publish، فرد یا واحدی را اضافه یا حذف و مبلغ را اصلاح کند.
7. مدیر Draft را برای تأیید نهایی آماده می‌کند.
8. مدیر Draft را تأیید می‌کند.
9. Charge در زمان مجاز Publish می‌شود.
10. سامانه برای پرداخت‌کنندگان مشمول Bill ایجاد می‌کند.
11. Billها در پنل کاربران قابل مشاهده و پرداخت می‌شوند.

Charge تکرارشونده

مدیر هنگام تعریف Charge تکرارشونده مشخص می‌کند:

• تناوب تکرار
• تاریخ یا روز ساخت Draft
• روز Publish پیشنهادی
• تاریخ پایان، در صورت وجود
• Template مورد استفاده

قاعده اصلی

Important

Schedule فقط Draft دوره جدید را ایجاد می‌کند. حتی در Charge تکرارشونده، Publish بدون تأیید مدیر مجاز نیست.

در هر دوره:

1. Schedule یک Draft جدید از آخرین تنظیمات معتبر می‌سازد.
2. سامانه فهرست پرداخت‌کنندگان و محاسبات دوره را آماده می‌کند.
3. مدیر Draft را بازبینی می‌کند.
4. مدیر می‌تواند تغییرات افراد، واحدها، مبلغ یا قواعد را اعمال کند.
5. مدیر Draft را تأیید می‌کند.
6. سامانه پس از تأیید و در زمان Publish، Billها را ایجاد می‌کند.

اگر مدیر تا روز Publish تأیید نکند، Charge و Bill خودکار منتشر نمی‌شوند.

Template

مدیر می‌تواند تنظیمات یک Charge را به‌عنوان Template ذخیره کند.

Template می‌تواند شامل این موارد باشد:

• عنوان و شرح پیشنهادی
• Payer Scope
• Allocation Rule
• اقلام و دسته‌بندی مبلغ
• تنظیمات تکرار
• روز Publish پیشنهادی

Template:

• بدهی ایجاد نمی‌کند؛
• Bill ایجاد نمی‌کند؛
• قابل ویرایش و استفاده مجدد است؛
• می‌تواند برای Charge یک‌باره یا متغیر نیز استفاده شود.

Expense و Charge مالکان

برای هزینه‌ای که فقط مالکان باید بپردازند:

1. Expense همراه با مبلغ و مدارک ثبت می‌شود.
2. مدیر گزینه «ایجاد Charge از Expense» را انتخاب می‌کند.
3. Payer Scope روی «مالکان» قرار می‌گیرد.
4. Allocation Rule انتخاب می‌شود.
5. سامانه Draft و ریز تخصیص را ایجاد می‌کند.
6. مدیر مالکان و واحدهای مشمول را بازبینی می‌کند.
7. پس از تأیید و Publish، Billهای مربوط ایجاد می‌شوند.

ثبت Expense به‌تنهایی هیچ بدهی برای مالک ایجاد نمی‌کند.

قبوض ساختمان

قبض خدماتی یا هزینه مشابه ابتدا به‌عنوان Expense یا سند هزینه ثبت می‌شود. اگر مبلغ باید از واحدها یا اشخاص دریافت شود، از روی آن Charge ساخته می‌شود. Bill کاربران خروجی Publish شدن Charge است و نباید با قبض ورودی ساختمان یکی در نظر گرفته شود.

وضعیت‌های Charge

وضعیت	معنا
DRAFT	قابل ویرایش و هنوز آماده بررسی نهایی نیست
PENDING_REVIEW	برای بررسی مدیر آماده است
APPROVED	مدیر محاسبات و فهرست مشمولان را تأیید کرده است
PUBLISHED	Billها ایجاد شده‌اند
CANCELED	Charge پیش از Publish لغو شده است

قواعد ویرایش

• پیش از Publish، مبلغ، افراد، واحدها و روش تخصیص قابل ویرایش هستند.
• تغییر بعد از Approval باید Approval قبلی را نامعتبر کند و نیازمند تأیید مجدد باشد.
• Charge منتشرشده نباید بی‌صدا ویرایش شود.
• اصلاح Charge منتشرشده باید با اصلاحیه یا ابطال قابل Audit انجام شود.
• تغییر روابط اشخاص و واحدها بعد از Publish نباید Bill قبلی را خودکار بازنویسی کند.

کنترل دسترسی

• Permissionهای ایجاد، ویرایش، تأیید و Publish می‌توانند جدا باشند.
• مدیر یا حسابدار فقط در Scope مجاز خودش Charge را مدیریت می‌کند.
• دسترسی به مبالغ، بدهی و اطلاعات شخصی باید در Role Template مالی تعریف شود.
• جزئیات نهایی Permissionها در مرحله طراحی دسترسی‌ها تعیین می‌شود.

Audit

حداقل رویدادهای زیر ثبت می‌شوند:

• ایجاد Draft
• تغییر Payer Scope
• تغییر Allocation Rule
• افزودن یا حذف فرد یا واحد
• تغییر مبلغ
• ذخیره Template
• ایجاد Draft توسط Schedule
• تأیید یا رد
• Publish
• ایجاد Bill
• اصلاح یا ابطال

حالت‌های مرزی

• نبود واحد برای تخصیص
• Payer Scope خالی
• حذف یا اضافه‌شدن افراد پیش از Publish
• تغییر مبلغ پس از Approval
• نرسیدن Approval تا روز Publish
• تکرار اجرای Schedule
• ایجاد Bill تکراری
• Expense بدون مدرک یا مبلغ معتبر

تصمیم‌های باز

شناسه	موضوع	وضعیت
OPEN-CHG-01	رفتار Draft تأییدنشده پس از عبور از روز Publish	Publish نمی‌شود؛ زمان‌بندی مجدد یا انتشار دستی نیازمند تصمیم Workflow است
OPEN-CHG-02	امکان Per-person Override در Allocation	خارج از Setup اولیه و نیازمند طراحی تفصیلی
OPEN-CHG-03	قواعد اصلاح و ابطال Bill منتشرشده	نیازمند Workflow مالی مستقل

بازگشت