هدف، محدوده و سناریوها
هدف
کاهش وابستگی ساختمان به دفتر کاغذی، پیامرسان و حافظه افراد؛ بدون افزودن تشریفات شروع و پایان شیفت. هر کارمند مجاز باید با بازکردن اپ، وقایع و کارهای باز پست را ببیند و بتواند مسیر قبلی را ادامه دهد.
کاربران
- لابیمن و پذیرش
- نگهبان
- سرایدار یا مسئول تأسیسات، فقط در محدوده پست یا مأموریت مجاز
- مدیر ساختمان
- تعمیرکار یا پیمانکار بیرونی فقط از مسیر دستور کار خودش
در محدوده نسخه اول
- ثبت و مرور دفتر روزانه
- واقعه عادی، اطلاعرسانی، پیگیری و ارجاع برای بررسی مدیر
- کارهای من، موارد در انتظار پذیرش، واگذاری و ثبت نتیجه
- فهرست وسایل شیفت و ثبت تحویلگیری
- فهرست بستهها، دریافت بسته و تحویل با کد
- صف موارد نیازمند توجه مدیر و واگذاری به مسئول دیگر
- اتصال همه تغییرات حساس به لاگ سراسری مدیر ساختمان
خارج از محدوده
- Clock-in و Clock-out یا اثبات حضور
- تأیید کلی تحویل شیفت
- جایگزینی ماژول مهمان، رزرو، تعمیرات یا Incident
- صفحه درخواست تحویل بسته برای ساکن؛ این صفحه در فاز تجربه ساکن طراحی میشود
- صفحه مستقل Audit در این ماژول
سناریوهای اصلی
S-01 — ثبت واقعه برای اطلاع شیفتهای بعد
لابیمن شرح، محل اختیاری و زمان اتفاق را وارد و گزینه «فقط در دفتر ثبت شود» را انتخاب میکند. واقعه فوراً در دفتر مشترک دیده میشود و تأیید عمومی نمیخواهد.
S-02 — واقعه نیازمند پیگیری
ثبتکننده گزینه «باید پیگیری شود» را انتخاب میکند. مورد در فهرست کارها با وضعیت «در انتظار پذیرش» قرار میگیرد. هر کارمند مجاز میتواند آن را قبول کند یا نتیجه رسیدگی را ثبت کند.
S-03 — واقعه فوری بدون پاسخ
اگر واقعه فوری تا ۱۵ دقیقه پذیرفته نشود، مسئول بعدی طبق Policy مطلع میشود و در صورت ادامه بیپاسخی به صف مدیر میرود.
S-04 — بستن پیگیری
کارمند مجاز از جزئیات واقعه یا کار، نتیجه متنی و در صورت نیاز عکس ثبت میکند. پیگیری بسته میشود ولی اصل واقعه در دفتر باقی میماند.
S-05 — تحویلگیری وسیله
کاربر از «وسایل شیفت» مورد منتظر تأیید را باز میکند یا تحویلگیری جدید میسازد. نوع وسیله، تحویلدهنده، زمان واقعی و وضعیت قابل مشاهده ثبت میشوند.
S-06 — دریافت و تحویل بسته
لابیمن واحد، تعداد، زمان دریافت، وضعیت ظاهری و اطلاعات اختیاری بسته را ثبت میکند. بسته در فهرست «منتظر تحویل» قرار میگیرد. تحویل نهایی در فلو فعلی با کد یکبار مصرف انجام میشود.
S-07 — رسیدگی مدیر
مدیر از Home یا اعلان وارد «موارد نیازمند توجه» میشود. میتواند پیگیری را قبول کند یا آن را به شخص دیگری واگذار کند. موارد «فقط اطلاع» کار اجباری تولید نمیکنند.
قواعد محصول
- شرح واقعه تنها فیلد اجباری واقعه عادی است.
- زمان ثبت سرور و زمان اعلامشده اتفاق یا تحویل جدا نگهداری میشوند.
- ورود به اپ، مشاهده فهرست یا دریافت اعلان به معنی حضور یا پذیرش مسئولیت نیست.
- پایان روز، تغییر شیفت یا تأخیر در بازکردن اپ، مورد باز را نمیبندد و مسئول آن را تغییر نمیدهد.
- وضعیت ظاهری فقط مشاهده بیرونی است و سلامت محتوا یا مقصر خسارت را تعیین نمیکند.
- حذف بیردپای داده عملیاتی مجاز نیست؛ اصلاح و ابطال در لاگ سراسری ثبت میشوند.
ارتباط با Home مدیر
Home مدیر فقط خلاصه موارد تصمیمپذیر را نمایش میدهد. «آخرین فعالیتها» از Home حذف میشود. بخش «امروز» شامل دو زیرگروه است:
- نیازمند اقدام: فوری، نیازمند بررسی، عقبافتاده یا منتظر تصمیم مدیر
- برنامه امروز: مهمان، رزرو، مراجعه سرویسکار و رویدادهای صرفاً اطلاعرسان
اگر یک برنامه به اقدام مدیر نیاز پیدا کند، به گروه اقدام منتقل میشود و در هر دو گروه تکرار نمیشود.